Surat dinas merupakan jenis surat resmi yang sering digunakan dalam komunikasi antara instansi atau perusahaan. Dalam penulisannya, terdapat beberapa unsur yang harus diperhatikan agar surat dinas dapat dipahami dengan jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman. Apa saja unsur pada surat dinas yang harus diperhatikan? Mari kita simak ulasannya.
Banyak orang mengalami kesulitan dalam menulis surat dinas karena tidak mengetahui unsur-unsur yang harus ada di dalamnya. Hal ini seringkali membuat surat dinas tidak efektif dalam menyampaikan pesan. Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi adalah tidak menyebutkan tanggal, tidak menyebutkan nama dan jabatan penerima, tidak menyebutkan nomor surat dan perihal, serta tidak menyertakan tanda tangan dan stempel resmi.
Untuk menghindari kesalahan dalam penulisan surat dinas, penting untuk memahami unsur-unsur yang harus ada di dalamnya. Berikut adalah beberapa unsur pada surat dinas yang harus diperhatikan:
Apa Saja Unsur Pada Surat Dinas dan Targetnya?
1. Kepala Surat
Unsur pertama dalam surat dinas adalah kepala surat. Kepala surat berisi logo atau nama instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Kepala surat biasanya diletakkan di bagian atas kertas surat dan berukuran lebih besar dibandingkan dengan teks surat.
2. Nomor Surat dan Tanggal
Unsur kedua adalah nomor surat dan tanggal. Nomor surat dan tanggal diletakkan di sebelah kanan kepala surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan surat, sedangkan tanggal memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat.
3. Lampiran
Jika surat dinas dilengkapi dengan lampiran, maka unsur ini harus disebutkan di bawah nomor surat dan tanggal. Lampiran dapat berupa dokumen atau laporan yang relevan dengan isi surat dinas.
4. Perihal
Perihal adalah unsur yang menyebutkan maksud atau tujuan dari surat dinas. Unsur ini diletakkan di bawah nomor surat dan tanggal atau di sebelah kiri kepala surat.
5. Alamat Penerima
Alamat penerima harus mencantumkan nama, jabatan, instansi, dan alamat lengkap penerima surat. Unsur ini diletakkan di sebelah kiri bawah surat.
6. Pembuka
Unsur pembuka surat dinas biasanya berisi ucapan salam dan pengantar surat. Ucapan salam yang lazim digunakan adalah “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”. Pengantar surat biasanya berisi alasan mengapa surat tersebut ditulis.
7. Isi Surat
Unsur ini merupakan inti dari surat dinas. Isi surat harus jelas, singkat, dan padat. Isi surat dapat berisi informasi, permintaan, atau instruksi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.
8. Penutup
Unsur penutup surat dinas biasanya berisi kalimat penutup, ucapan terima kasih, dan harapan untuk dapat segera mendapat balasan dari penerima surat. Kalimat penutup yang lazim digunakan adalah “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih”.
9. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah unsur terakhir dalam surat dinas. Tanda tangan harus disertai dengan nama, jabatan, dan stempel resmi instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Tanda tangan biasanya diletakkan di bawah kalimat penutup surat.
Pentingnya Memperhatikan Unsur pada Surat Dinas
Memperhatikan unsur pada surat dinas sangat penting karena dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi yang dilakukan. Jika unsur-unsur tersebut tidak diperhatikan, penerima surat dapat kesulitan memahami isi surat dan terjadilah kesalahpahaman yang dapat berakibat buruk pada hubungan antar instansi atau perusahaan. Selain itu, memperhatikan unsur pada surat dinas juga dapat meningkatkan citra profesionalitas dan kredibilitas instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
Contoh Penggunaan Unsur pada Surat Dinas
Saya pernah mengalami kesulitan dalam memahami isi surat dinas yang saya terima karena unsur-unsur yang harus ada di dalamnya tidak diperhatikan. Tidak ada nomor surat dan perihal yang jelas, sehingga saya kesulitan untuk mengarsipkan surat tersebut. Selain itu, alamat penerima surat juga tidak lengkap sehingga saya sulit untuk mengirim balasan surat. Setelah saya mempelajari unsur-unsur yang harus ada di dalam surat dinas, saya menjadi lebih mudah dalam memahami isi surat yang saya terima dan juga lebih mudah dalam menulis surat dinas.
Cara Menulis Surat Dinas yang Baik dan Benar
Untuk menulis surat dinas yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, perhatikan format surat dinas yang benar, termasuk letak unsur-unsurnya. Kedua, gunakan bahasa yang sopan dan jelas agar penerima surat dapat memahami isi surat dengan mudah. Ketiga, gunakan tanda baca dan ejaan yang benar untuk menghindari kesalahpahaman. Keempat, gunakan kata-kata yang sesuai dengan situasi atau kondisi yang dihadapi. Terakhir, pastikan surat dinas sudah ditandatangani dan dilengkapi dengan stempel resmi instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
FAQ
1. Apa saja unsur yang harus ada di dalam surat dinas?
Jawaban: Unsur yang harus ada di dalam surat dinas antara lain kepala surat, nomor surat dan tanggal, lampiran, perihal, alamat penerima, pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
2. Mengapa penting untuk memperhatikan unsur pada surat dinas?
Jawaban: Memperhatikan unsur pada surat dinas penting karena dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi yang dilakukan dan meningkatkan citra profesionalitas dan kredibilitas instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
3. Bagaimana cara menulis surat dinas yang baik dan benar?
Jawaban: Cara menulis surat dinas yang baik dan benar antara lain memperhatikan format surat dinas yang benar, menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, menggunakan tanda baca dan ejaan yang benar, menggunakan kata-kata yang sesuai, dan menandatangani surat dinas serta dilengkapi dengan stempel resmi instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
4. Apa akibatnya jika unsur-unsur pada surat dinas tidak diperhatikan?
Jawaban: Jika unsur-unsur pada surat dinas tidak diperhatikan, penerima surat dapat kesulitan memahami isi surat dan terjadilah kesalahpahaman yang dapat berakibat buruk pada hubungan antar instansi atau perusahaan.
Conclusion of Apa Saja Unsur pada Surat Dinas
Memperhatikan unsur pada surat dinas sangat penting untuk memastikan efektivitas komunikasi dan meningkatkan citra profesionalitas dan kredibilitas instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Unsur-unsur yang harus ada di dalam surat dinas meliputi kepala surat, nomor surat dan tanggal, lampiran, perihal, alamat penerima, pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Dengan memperhatikan unsur-unsur tersebut, diharap